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檔案室簡介

檔案室簡介

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  民國六十五年八月一日,總務處增設檔案組,由郭兆華教授兼任第一任主任,並調李醉我先生出任該組幹事;六十六年八月檔案組改隸秘書室 ,十二月一日,郭主任調任出版組,並由劉敬華副教授接任檔案組主任一職。六十九年改制大學後,原隸屬秘書室之檔案組業務併入總務處文書組。文書組歷任主管為趙覺民、魯愷、楊柳新、梁永光。

  文書組掌理全校文書工作,舉凡收發文件,擬稿繕印,呈判傳閱,移送歸檔(檔案組)等業務。民國九十年八月一日檔案業務併入秘書室,由賴淑英小姐、胡麗蓉小姐(原服務於資訊處)負責相關檔案工作,積極進行檔案回溯工作及公文稽催建檔、合約掃描保存等工作。檔案室原位於行政一館三樓,於民國九十四年暑假期間搬遷至人言大樓十樓1001室、1004室,並於同年八月一日與校史資料室合併,稱「校史檔案室」。

  八十一年完成「文書檔案電腦化作業系統」並於十月十四日第434次校務會談時獲楊濬中校長嘉許。為避免檔案散失、確保本校文化資產,並確立檔案管理作業程序,文書組制定「檔案管理實施細則」便於全校各單位遵循,及統一作業規範,於八十三年五月廿四日及五月廿七日分兩梯次,舉辦「折衷制」檔案管理實施細則研討會,邀請各單位公文承辦人員研討,由梁永光主任主持,賴淑英小姐講解實施細則之作業程序並介紹範例。八十七年五月二十五日及五月三十日舉辦「文書作業流程及核擬」全面講習:文書組配合秘書室及人事室於八十九年五月二十五日及五月三十日對全校種子人員、公文收發人員及行政人員舉辦兩梯次「文書檔案系統自動化」作業研習,研討會由張新福主秘主持,梁永光組長督導,賴淑英小姐負責「電子化之文書作業流程說明」講解,胡林森先生負責「簽稿撰擬」講解,全校同仁反應熱烈,每場到課人數九十餘人,並有中國醫藥學院文書組及電算中心相關人員參加旁聽。

  民國九十二年提出「檔案管理資訊系統」規格書,請資訊處規劃開發系統;同年九月十七日,合約管理系統啟用;九十三年一月九日完成「檔案管理作業手冊(新版)」以為本校檔案管理之準則,並訂期追蹤逾期應歸檔而未辦理歸檔案件,於每年四月、八月、十二月底彚整後提報行政會議,並轉入待辦事項追蹤系統。九十六年一月八日公告檔案分類修訂明細表修正,請各單位配合辦理,三月二日公告「檔案鑑定委員會組織規程」。